Om projekt

Insatser inom det strategiska innovationsprogrammet Metalliska material sker framför allt i projektform. Projekt som drivs inom ramen för programmet har uppstått som svar på en öppen utlysning eller initierats som enskilt projekt.

Gemensamt för alla projekt som finansieras via programmet är att det krävs en kontinuerlig samverkan med programmet under projektets löptid. Det sker exempelvis via det projektstöd som varje projekt tilldelas av programkontoret. En styrgrupp utses av programstyrelsen för varje projekt och dess uppdrag är att ha insyn i projektet och utöva delar av den kvalitetskontroll som åligger programmet. Såväl projektstöd som styrgrupp är ålagda att följa de sekretessbestämmelser som gäller för projektet och som beskrivs i konsortieavtalet.

När ett projekt beviljats finansiering kontaktas projektledaren av programkontoret som informerar om projektstöd och rutiner inom programmet. Projektstödet blir därefter projektets naturliga kontakt med programkontoret.

Projekthandbok

Jernkontoret har tagit fram en projekthandbok (baserad på SS-ISO 10006 Ledningssystem för kvalitet - Vägledning för kvalitetsledning i projekt) för att underlätta projektarbetet. Handboken beskriver bland annat olika faser och roller som förekommer inom projektet. Till handboken finns en del av programmets mallar, till exempel för rapporter, bifogade.

I samband med att projektet startas ska en projektplan och projektavtal upprättas av projektledaren.

Rapportering

Under projektets gång ska projektets progress rapporteras både till Vinnova och till Jernkontoret. Till Vinnova lämnas korta lägesrapporter och ekonomiska redovisningar via myndighetens intressentportal enligt den plan som anges i beslutsbrev. Denna rapportering innehåller normalt sett inte några tekniska rapporter. Rapportering till programkontoret sker via läges- och slutrapporter till styrgruppen och projektkommittén.

Etapp och slutrapporter ska skrivas på programmets mall och ges normalt ut i Jernkontorets rapportserie. Det är upp till projektets parter att besluta om rapporten ska vara öppen eller sekretessbelagd.

Dokumentation i PIAplus

Varje projekt läggs upp i Jernkontorets projekthanteringssystemet PIAplus och samtliga projektparter ges åtkomst dit. För att kunna följa upp projektet och säkerställa att det följer plan kräver programmet att följande projektdokumentation ska arkiveras i PIAplus.

  • Ansökan
  • Beslutsbrev inklusive tilläggsbeslut
  • Projektparts godkännande
  • Projektplan
  • Projektavtal
  • Protokoll
  • Läges- och slutrapporter till Vinnova
  • Tekniska etapp- och slutrapporter

Därutöver står det projektet fritt att använda arean i PIAplus till de projektdokument och den kommunikation det finner lämpligt.

Kommunikation

För de strategiska innovationsprogrammen gäller generellt att det i all kommunikation om projekten framgår att de ingår i ett (i enstaka fall flera) strategiska innovationsprogram. Ett annat villkor är att representanter för projekten står till förfogande för att presentera projekten när programmet så önskar.

Inom Metalliska material ska därför all kommunikation, till exempel pressmeddelanden, artiklar, rapporter och powerpointpresentationer, vara försedd med programmets logotyp. Endast fysiska objekt som prototyper och liknande är undantagna från kravet på logotyp. Högupplösta logotyper finns att ladda ner här, liksom mallar för presentationer.

I övrigt ställer programmet två generella krav på projektpresentation:

  1. På Metalliska materials webbplats finns information om alla pågående projekt. Projektledaren ansvarar för att informationen är aktuell och korrekt.

  2. Projektet ska vara representerat vid Metalliska materials årliga programkonferens, som normalt äger rum i början av mars.

Därutöver kan Programmet och/eller Vinnova från tid till annan begära att projekt presenteras vid andra evenemang.